Zmiany w dokumentacji pracowniczej dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Data: 12.03.2025

Od 19 marca 2025 roku wchodzą w życie przepisy wprowadzające uzupełniający urlop macierzyński, co niesie za sobą istotne zmiany w dokumentacji pracowniczej. Nowe regulacje mają na celu wsparcie rodziców dzieci urodzonych przedwcześnie lub wymagających hospitalizacji, umożliwiając im skorzystanie z dodatkowego urlopu.

Nowe obowiązki pracodawców w zakresie dokumentacji

Wprowadzenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wiąże się z koniecznością dostosowania dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy będą zobowiązani do przechowywania w części B akt osobowych pracownika dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z tego urlopu.

Wymagane dokumenty

Pracownik ubiegający się o uzupełniający urlop macierzyński będzie zobowiązany do złożenia wniosku zawierającego:

określenie terminu zakończenia urlopu macierzyńskiego;
oświadczenie o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego lub zasiłku macierzyńskiego przez drugiego z rodziców;
zaświadczenie wydane przez szpital, w którym przebywało dziecko, zawierające informacje o okresie pobytu dziecka w szpitalu, masie urodzeniowej oraz tygodniu ciąży, w którym nastąpił poród.

Procedura składania wniosku

Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński należy złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej najpóźniej w ostatnim dniu urlopu macierzyńskiego. Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić taki wniosek.

Zmiany w zgłoszeniach do ZUS

Wprowadzenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wpłynie również na system zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych.
Aby umożliwić odpowiednie zaklasyfikowanie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zostają wprowadzone dwa nowe kody: 341 lub 342.

Z jakim kodem uzupełniający urlop macierzyński w zgłoszeniu do ZUS?

Należy odpowiednio zastosować jeden z dwóch kodów:

kod 341 – zasiłek macierzyński za okres uzupełniającego urlopu
kod 342 – wyrównanie zasiłku

Nowe przepisy dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wprowadzają istotne zmiany w dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy powinni dostosować swoje procedury, aby zapewnić zgodność z nowymi regulacjami i wspierać pracowników w korzystaniu z przysługujących im uprawnień.

Dodatkowe źródła informacji:

1. Ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871).
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
3. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2023 r. poz. 937).
4. Informacja na stronie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej dotycząca uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (www.gov.pl/web/rodzina/pytania-i-odpowiedzi3?)