Niewykorzystany urlop wypoczynkowy – obowiązki i ryzyka dla pracodawcy w 2025 roku

Każdy niewykorzystany urlop za dany rok kalendarzowy staje się urlopem zaległym z początkiem kolejnego roku. Kluczowe: pracodawca ma obowiązek udzielić tego urlopu najpóźniej do 30 września roku następnego.

WAŻNE: nie ma możliwości anulowania urlopu ani przesunięcia terminu bez podstawy prawnej (art. 168 KP).

Urlop zaległy może być także udzielany w częściach. Warunkiem jest, by ostatnia część została udzielona w terminie ustawowym – do 30 września następnego roku.

Niewykorzystane dni urlopu na żądanie przechodzą na kolejny rok – nie jako „na żądanie”, ale jako zwykły urlop zaległy, który też trzeba rozpocząć do 30 września.

Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy (PIP): dni urlopu na żądanie niewykorzystane w roku bieżącym stają się urlopem zaległym i podlegają zasadom z art. 168 Kodeksu pracy.

Jeśli pracownik nie skorzysta z urlopu w terminie, pracodawca ma obowiązek wyznaczyć go jednostronnie. Takie uprawnienie wynika z art. 168 KP oraz z wyroku Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05).

Pracownik nie może odmówić – jego sprzeciw traktowany jest jak naruszenie obowiązków pracowniczych.

Coraz więcej firm wdraża wewnętrzne miesięczne raporty sald urlopowych. Dzięki nim kierownicy działów kontrolują poziom wykorzystania urlopów i planują absencje z odpowiednim wyprzedzeniem.

Takie planowanie pozwala uniknąć kumulacji nieobecności wielu pracowników w krótkim czasie, co może mieć niekorzystny wpływ na płynność funkcjonowania firmy.

• Czy zaległy urlop przepada po 30 września?
  Nie. Pracodawca podlega karze, ale urlop nadal przysługuje. Przedawnienie następuje po 3 latach od wymagalności (art. 291 § 1 KP).

• Czy można zamienić urlop na ekwiwalent?
  Tylko w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę (art. 171 § 1 KP).

• Czy pracownik na L4 (zwolnienie lekarskie – obecnie prawidłowo ZUS-ZLA) musi wykorzystać zaległy urlop?
  Nie. Urlopu nie udziela się w trakcie zwolnienia lekarskiego. Po powrocie jego termin musi być niezwłocznie ustalony tak, by rozpoczął się przed 30 września.

Ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie wtedy, gdy stosunek pracy wygasa lub zostaje rozwiązany, a pracownik nie wykorzystał urlopu (art. 171 § 1 Kodeksu pracy).
W trakcie zatrudnienia nie można wypłacić ekwiwalentu – nawet na prośbę pracownika.

Dodatkowo:
✔️ Ekwiwalent obejmuje również niewykorzystany urlop na żądanie. Zgodnie z interpretacją Państwowej Inspekcji Pracy i art. 171 KP zaległy urlop na żądanie traktowany jest tak samo jak pozostałe dni urlopu wypoczynkowego przy rozliczeniu po rozwiązaniu umowy.

✔️ Wysokość ekwiwalentu ustala się według zasad rozliczania wynagrodzenia urlopowego z ostatniego okresu rozliczeniowego — najczęściej z ostatnich 3 miesięcy. Szczegóły rozliczeń reguluje § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (Dz.U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279).

Udzielanie i rozliczanie urlopów wypoczynkowych, w tym urlopów zaległych to odpowiedzialność pracodawcy. Z czym trzeba się liczyć, jeśli te obowiązki zostaną zaniedbane lub niezrealizowane w ustawowym terminie?

Grzywna dla pracodawcy – jakie ryzyko finansowe?

W przypadku nieudzielenia pracownikowi zaległego urlopu w terminie ustawowym, odpowiedzialność pozostaje po stronie pracodawcy – nawet jeżeli pracownik po prostu nie wnioskował o dni wolne.

Nieudzielenie urlopu w terminie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 KP). Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć grzywnę od 1 000 do 30 000 zł.

Zgodnie z art. 283 § 1 Kodeksu pracy odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, w tym za nieudzielenie urlopu w ustawowym terminie, ponosi osoba działająca w imieniu pracodawcy lub kierująca pracownikami, czyli np. osoba z działu kadr, jeśli z jej winy doszło do uchybienia.

Podstawa prawna: Art. 283 § 1 Kodeksu pracy:

„Kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo za przestrzeganie przepisów lub zasad bhp albo wykonując czynności z zakresu prawa pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.”

To przepis obejmujący nie tylko pracodawcę jako podmiot, ale także osoby odpowiedzialne za przestrzeganie prawa pracy w firmie, w tym pracowników działu kadr.

W ramach odpowiedzialności kadrowej, po stronie pracodawcy jest dbałość o wykorzystanie urlopów przez pracowników w terminie. Jak sobie z tym najlepiej poradzić?

✔ Najlepiej rozpocząć przegląd sald urlopowych już od I kwartału i wdrożyć przypomnienia dla pracowników.

✔ Dobre efekty dają systemy kadrowo-płacowe z funkcją automatycznych powiadomień.

✔ Skutecznym narzędziem do delegowania zadań związanych z planowaniem czasu pracy, w tym urlopów pracowniczych są raporty miesięczne dla kierowników działów.

✔ Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania kadrowo-płacowego, warto sprawdzić możliwość jego konfiguracji pod kątem powiadomień związanych z wymiarem urlopu pozostałym pracownikom – zwłaszcza jeśli jest to urlop zaległy.

✔ Pamiętaj o ustaleniu z kierownikami działów monitorowania zaległych urlopów u pracowników i planowania ich wykorzystania z wyprzedzeniem tak, by terminy się nie kumulowały w jednym czasie (w praktyce: najczęściej tuż przed ubiegnięciem terminu ustawowego).

Regularne udzielanie urlopów to obowiązek prawny i element dobrej polityki personalnej. Terminowe rozliczanie urlopów chroni firmę przed grzywnami, ułatwia planowanie pracy i pozwala uniknąć spiętrzeń absencji.

Dokładny monitoring, sprawne raportowanie i dobrze zaprojektowane procesy kadrowe w firmie pozwalają nie tylko na zachowanie ciągłości pracy w firmie bez zakłóceń, ale uchronią także pracodawcę od ewentualnych kar finansowych.

Dobrze przygotowany proces raportowania, powiadomień i ustalania wykorzystania urlopów na bieżąco jest ważnym elementem wizerunku wewnętrznego firmy i narzędziem Employer Brandingu.

Jeśli pracownicy widzą uporządkowane, metodycznie wykonywane procesy związane z zarządzaniem i rozliczaniem czasu ich pracy – w tym także urlopów – wiedzą, że są w dobrym miejscu.
Wizerunek pracodawcy w oczach pracownika to niezwykle cenne narzędzie zarówno zmniejszania rotacji pracowniczej, jak i zwiększenia liczby nowych kandydatów.

Jeżeli w firmie funkcjonuje wewnętrzny dział kadr, należy upewnić się, że specjaliści ds. kadr są na bieżąco z przepisami. Temat zaległych urlopów można zgłębić m. in. w następujących źródłach:

Kodeks Pracy

• Kodeks pracy (Dz.U. z 1974 r. Nr 24, poz. 141 z późn. zm.) art. 154, 168, 171, 282 § 1, 291 §

Artykuły 154, 168, 171, 282 § 1 i 291 § 1 Kodeksu Pracyregulują kwestie związane z urlopami wypoczynkowymi, przedawnieniem roszczeń oraz odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną pracowników:

– Art. 154 Kodeksu Pracy określa ogólne zasady dotyczące urlopów wypoczynkowych, w tym wymiar urlopu, prawo do niego, a także sposób jego udzielania.

– Art. 168 Kodeksu Pracy dotyczy kwestii związanych z wykorzystywaniem urlopu wypoczynkowego i terminami jego udzielania, w tym w przypadku zakończenia stosunku pracy.

– Art. 171 Kodeksu Pracy reguluje zasady dotyczące ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który przysługuje pracownikowi w przypadku niewykorzystania urlopu do momentu ustania stosunku pracy.

– Art. 282 § 1 Kodeksu Pracy dotyczy wykroczeń przeciwko prawom pracownika i przewiduje sankcje za naruszenie przepisów prawa pracy. Wskazuje m.in. na odpowiedzialność pracodawcy za nieudzielenie urlopu.

– Art. 291 § 1 Kodeksu Pracy dotyczy przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Określa terminy, w jakich pracownik może dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy.

Warto również pamiętać, że Kodeks Pracy jest obszernym zbiorem przepisów, a te wymienione artykuły stanowią tylko część zagadnień dotyczących urlopów, przedawnienia i odpowiedzialności w kontekście zatrudnienia.

>>link do Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w ISAP (Internetowy System Aktów Prawnych dostępny na stronie Sejmu RP)

Orzecznictwo

• Wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, w którym Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody.

>> link do treści wyroku na stronie Sądu Najwyższego

Strony rządowe

• Państwowa Inspekcja Pracy — pip.gov.pl
• Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej — gov.pl/web/rodzina

Skontaktuj się z nami – eksperci Business Mind HR & Payroll przeprowadzą szczegółową analizę Twoich potrzeb i przygotują spersonalizowaną ofertę, która pokaże Ci, jak outsourcing kadr i płac może realnie wpłynąć na Twoje finanse i efektywność działania.

Bierzemy odpowiedzialność za procesy kadrowo-płacowe od A do Z, reprezentujemy firmy przed urzędami – wszystko na czas i zgodnie z przepisami.

  >> Kontakt z Business Mind HR & Payroll