Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) – kompletny przewodnik dla pracodawców

Data: 29.07.2025

System elektronicznych zwolnień lekarskich przechodzi znaczące zmiany, które bezpośrednio wpływają na pracę działów HR i kadrowo-płacowych w polskich firmach. Sprawdzamy zmiany i pomagamy przygotować aktualizacje niezbędnych procedur i procesów. Sprawdź czy Twoja firma jest na bieżąco ze zmianami w e-ZLA. Kompletny przewodnik po e-ZLA poniżej.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) – kompletny przewodnik dla pracodawców

System elektronicznych zwolnień lekarskich przechodzi obecnie przez znaczące zmiany, które bezpośrednio wpłyną na pracę działów HR i kadrowo-płacowych w polskich firmach. Jako specjaliści od obsługi payroll wiemy, jak ważne jest być na bieżąco z najnowszymi przepisami. Przygotowaliśmy dla Państwa kompletny przewodnik po aktualnych zmianach.

e-ZLA – co warto wiedzieć

Elektroniczne Zwolnienie Lekarskie (e-ZLA) to cyfrowa forma tradycyjnego zwolnienia lekarskiego, która obowiązuje w Polsce od 2018 roku. System ten znacznie uprościł proces obsługi zwolnień, eliminując papierową dokumentację i przyspieszając przepływ informacji między lekarzami, pacjentami, pracodawcami i ZUS.

Kluczowe informacje o e-ZLA:

Automatyczne przesyłanie – lekarz wysyła e-ZLA bezpośrednio do systemu ZUS
Natychmiastowy dostęp – pracodawca otrzymuje informację o zwolnieniu w czasie rzeczywistym
Bezpieczeństwo danych – szyfrowana transmisja chroni dane medyczne
Eliminacja błędów – brak ryzyka zagubienia lub nieprawidłowego wypełnienia dokumentu
Kontrola w czasie rzeczywistym – ZUS może na bieżąco monitorować zasadność zwolnień

System e-ZLA obsługuje wszystkie rodzaje zwolnień: chorobowe, opiekuńcze, rehabilitacyjne oraz związane z kwarantanną czy izolacją.

Aktualne zmiany w systemie e-ZLA

1. Zmiany techniczne – nowy protokół HTTP

Od 15 czerwca 2025 roku wszystkie systemy obsługujące e-ZLA muszą być przystosowane do protokołu HTTP/1.1. To może wydawać się drobną zmianą techniczną, ale ma istotne konsekwencje dla firm korzystających z systemów kadrowo-płacowych.

Co to oznacza w praktyce:

Starsze wersje oprogramowania mogą przestać działać
Konieczność aktualizacji systemów kadrowych
Potrzeba weryfikacji kompatybilności z dostawcami oprogramowania

2. Rewolucyjna zmiana – ZUS przejmuje wypłatę zasiłków chorobowych

Jedna z najważniejszych zmian dotyczy przejęcia przez ZUS wypłaty zasiłku chorobowego od pierwszego dnia niezdolności do pracy. To fundamentalna zmiana w dotychczasowym systemie.

Obecny stan:

Pracodawca płaci wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni
ZUS wypłaca zasiłek chorobowy od 34 dnia

Planowane zmiany:

ZUS będzie wypłacać zasiłek od pierwszego dnia zwolnienia
Znaczne odciążenie finansowe pracodawców
Uproszczenie procesów księgowych

3. Elastyczność przy wielomiejscowym zatrudnieniu

Od 2025 roku pracownicy będą mogli pobierać zasiłek chorobowy z jednego tytułu przy jednoczesnej pracy u innego pracodawcy. Ta zmiana wprowadza większą elastyczność, ale też nowe wyzwania administracyjne.

Praktyczne konsekwencje:

Konieczność weryfikacji statusu pracownika w innych miejscach pracy
Nowe procedury kontrolne dla działów HR
Potrzeba lepszej komunikacji między pracodawcami

4. Nowe zasady wykonywania czynności zawodowych podczas zwolnienia

Nowością jest również możliwość wykonywania incydentalnych czynności zawodowych podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim. To odpowiedź na realia współczesnej pracy, szczególnie w erze cyfryzacji.

Kluczowe zasady:

Czynności muszą być sporadyczne i nieregularne
Nie mogą stanowić pełnego zakresu obowiązków
Wymagają odpowiedniej dokumentacji

Uwaga! Pracownicy mogą pobierać zasiłek chorobowy z jednego tytułu przy jednoczesnej pracy u innego pracodawcy. Praktyczne konsekwencje: > Konieczność weryfikacji statusu pracownika w innych miejscach pracy i aktualizacja procedur kontrolnych dla działów HR / kadr i płac.

Praktyczny przewodnik wdrażania zmian

Przydatna checklista dla działów HR i payroll:

Do natychmiastowego wykonania:

Kontakt z dostawcą oprogramowania kadrowego w sprawie aktualizacji protokołu HTTP
Przeszkolenie zespołu z nowych zasad e-ZLA
Przygotowanie nowych procedur wewnętrznych

Do wdrożenia w najbliższych miesiącach:

Zaktualizować regulamin pracy w kontekście nowych zasad L4
Przygotować komunikację dla pracowników o zmianach
Przetestować nowe procedury na grupie pilotażowej

Korzyści dla pracodawców

Finansowe:

Redukcja kosztów wynagrodzeń chorobowych
Lepsza przewidywalność budżetu na świadczenia
Zmniejszenie ryzyka nadużyć

Administracyjne:

Uproszczenie procesów księgowych
Mniej formalności związanych z L4
Automatyzacja części procesów

Operacyjne:

Lepsza kontrola nad absencją
Większa elastyczność w zarządzaniu zespołem
Możliwość incydentalnego kontaktu z pracownikiem na L4

Potencjalne wyzwania i jak je rozwiązać

Wyzwanie 1: Problemy techniczne

Rozwiązanie: Przeprowadź audyt obecnych systemów już teraz. Nie czekaj do ostatniej chwili z aktualizacjami.

Wyzwanie 2: Szkolenie zespołu

Rozwiązanie: Zaplanuj sesje szkoleniowe dla zespołów HR i payroll. Przygotuj materiały informacyjne dla pracowników.

Wyzwanie 3: Nowe procedury kontrolne

Rozwiązanie: Opracuj jasne wytyczne dotyczące incydentalnych czynności podczas L4. Wprowadź system dokumentowania takich sytuacji.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy e-ZLA zastępuje całkowicie tradycyjne zwolnienia papierowe?

Tak, od 2018 roku wszystkie zwolnienia lekarskie w Polsce są wystawiane elektronicznie. Jedynym wyjątkiem są sytuacje awaryjne systemu informatycznego.

Jak długo pracodawca ma dostęp do informacji o e-ZLA pracownika?

Pracodawca otrzymuje dostęp do e-ZLA natychmiast po jego wystawieniu przez lekarza i zachowuje ten dostęp przez cały okres archiwizacji dokumentów kadrowych.

Co się dzieje, gdy pracownik pracuje u kilku pracodawców i otrzyma e-ZLA?

W przypadku wielomiejscowego zatrudnienia, każdy pracodawca otrzymuje informację o zwolnieniu. Od najnowszych zmian możliwe jest pobieranie zasiłku z jednego tytułu przy kontynuowaniu pracy u innego pracodawcy.

Czy pracodawca może kwestionować zasadność e-ZLA?

Pracodawca nie może bezpośrednio kwestionować e-ZLA, ale ma prawo zgłosić wątpliwości do ZUS, który może zlecić kontrolę lekarską.

Jakie są konsekwencje braku dostosowania systemów do nowych wymagań technicznych?

Systemy nieprzystosowane do nowych protokołów mogą przestać odbierać informacje o e-ZLA, co oznacza brak dostępu do aktualnych danych o zwolnieniach pracowników.

Czy można pracować podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim?

Zgodnie z nowymi przepisami możliwe jest wykonywanie incydentalnych, sporadycznych czynności zawodowych, ale nie mogą one stanowić pełnego zakresu obowiązków zawodowych.

Kto ponosi koszty zasiłku chorobowego po zmianach?

Po planowanym przejęciu przez ZUS wypłaty zasiłków od pierwszego dnia, całość kosztów będzie ponoszona przez ZUS, a nie przez pracodawcę.

Czy e-ZLA można wystawić za granicą?

e-ZLA może być wystawiane przez lekarzy posiadających prawo wykonywania zawodu w Polsce. Zwolnienia wystawione za granicą wymagają dodatkowych procedur uznania.

Kalendarz najważniejszych terminów

Czerwiec 2025:

Obowiązkowe przejście na protokół HTTP/1.1 (15 czerwca)
Testy systemów po aktualizacji

III kwartał 2025:

Szkolenia zespołów
Aktualizacja procedur wewnętrznych

IV kwartał 2025:

Pełne wdrożenie nowych zasad
Monitoring i optymalizacja procesów

Zmiany w systemie e-ZLA w 2025 roku to przede wszystkim uproszczenie i modernizacja procesów związanych ze zwolnieniami lekarskimi. Dla firm świadczących usługi HR i payroll oznacza to nowe możliwości, ale też konieczność dostosowania się do nowych realiów prawnych i technicznych.

Kluczem do sukcesu jest proaktywne podejście – nie czekajmy na ostatnią chwilę z przygotowaniami. Już teraz warto rozpocząć proces adaptacji systemów i procedur do nowych wymogów.

Jak Business Mind HR & Payroll może pomóc Twojej firmie

Przygotowanie firmy do zmian w e-ZLA

Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu firmy do zmian w e-ZLA? Zespół ekspertów Business Mind HR & Payroll pomoże sprawnie wdrożyć wszystkie nowości dotyczące rozliczeń e-ZLA w Twojej firmie.

Rozliczenia płac dla firm

Specjaliści Business Mind HR & Payroll mają doświadczenie w zarządzaniu obowiązkami podatkowymi i składkowymi. Wykorzystaj ich wiedzę w rozwoju swojego biznesu.

Obsługa kadrowo-płacowa wymagających branż

Skontaktuj się z Business Mind HR & Payroll

Zapewnimy Twojej firmie profesjonalne i terminowe rozliczenia płac i zobowiązań składkowych.
Uwzględnimy specyfikę Twojego biznesu > działamy z sukcesami w obsłudze wielu branż i znamy szczególne wymagania dotyczące ich rozliczeń.

Nasza specjalizacja to także indywidualna obsługa przedsiębiorstw z branż transportowej, logistycznej, stoczniowej.

Korzyści ze współpracy z Business Mind HR & Payroll najczęściej podkreślane przez Klientów: pewne, sprawdzone rozwiązania, niezwykle sprawny zespół, niezawodna terminowość, doskonała komunikacja, umiejętność rozwiązywania nietypowych problemów kadrowo-płacowych. > Outsourcing obsługi kadr i płac w niezawodnym wydaniu.

Korzyści ze współpracy z Business Mind HR & Payroll | Profesjonalna obsługa kadr i płac dla Twojej firmy

Klienci zostają z nami na lata – bo wiedzą, że dzięki temu zyskują:

pewność prawidłowych i terminowych rozliczeń
pełną opiekę nad specjalnymi wymogami w ramach wymagających branż
terminowość
wsparcie i dodatkowe porady w przypadku zmian przepisów
dostęp do dokumentów 24/7
personalizowane raporty, wspierające rozwój Twojego biznesu

>> Kontakt z Business Mind HR & Payroll

e-ZLA – źródła informacji

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku szczegółowych pytań zalecamy konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.