Czy warto outsourcować kadry i płace?

W dobie dynamicznych zmian na rynku pracy, outsourcing kadr i płac staje się strategicznym narzędziem wspierającym rozwój przedsiębiorstw. Decydując się na delegowanie obsługi HR do wyspecjalizowanej firmy, przedsiębiorcy zyskują nie tylko oszczędność czasu, ale także dostęp do ekspertów śledzących bieżące zmiany przepisów.

Outsourcing to przekazanie procesów kadrowych i płacowych z wewnętrznego działu do zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w prowadzeniu dokumentacji, naliczaniu wynagrodzeń oraz rozliczeniach z ZUS i urzędami skarbowymi.

Zlecając usługi na zewnątrz, przekazujesz dostęp do danych źródłowych, dokumentów i wskaźników Twojej firmy obsługującemu Cię operatorowi usług kadrowo-płacowych. Zakres danych, które musisz udostępnić podyktowany jest zakresem obsługi.

W zależności od wybranego pakietu, musisz zapewnić swojemu operatorowi dostęp do dokumentów i danych niezbędnych m.in. do naliczenia wynagrodzeń, obliczenia składek i podatków, czy przygotowania deklaracji.

Zwróć uwagę, by wybrany operator zapewniał Ci pełne bezpieczeństwo przekazania danych i udostępniał wgląd w statusy dokumentacji. Powinen także mieć aktualną politykę w zakresie RODO, dostosowaną do wymogów prawnych oraz do Twojego rodzaju działalności.

Oszczędność kosztów

Dzięki outsourcingowi firmy redukują koszty związane z utrzymaniem wewnętrznego działu kadr / HR, eliminując konieczność zatrudniania dodatkowych specjalistów oraz inwestycji.
Dodatkowe koszty obejmują najczęściej tworzenie lub utrzymanie miejsc pracy dla pracowników tych działów i mogą zawierać m.in.:

• koszty najmu zwiększonej powierzchni biurowej, wyposażenie biura, sprzęt komputerowy i jego oprogramowanie, infrastrukturę informatyczną;
• a także koszty samego zatrudnienia pracowników: wynagrodzenia, badania wstępne i okresowe, koszt aktualizacji kwalifikacjii czy szkoleń zapewniających płynną znajomość przepisów z zakresu kadr i płac, prawa pracy itd.

Im większą liczbę pracowników zatrudnia Twoja firma, tym liczniejszy powinien być dział kadr i płac, koszty więc rosną wraz ze skalą rozwoju Twojej firmy. Co ważne, żeby zachować sprawność operacyjną i zarządczą w firmie, w dziale powinien się również znajdować;

• kierownik zapewniający sprawną pracę działu;
• oraz manager, który będzie miał odpowiednie umiejętności do opracowania raportów i analiz zarządczych z zakresu kosztów zatrudnienia.

Redukcja ryzyka błędów

Profesjonalne firmy outsourcingowe dbają o precyzyjne naliczanie wynagrodzeń, co minimalizuje ryzyko pomyłek i kar wynikających z nieprawidłowych rozliczeń składek czy podatków.

Czuwają także nad zgodnością procesów kadrowo-płacowych w Twojej firmie ze zmieniającymi się przepisami. Ponieważ odpowiedzialność za poprawność tych rozliczeń jest po ich stronie, Twoja firma nie ponosi ryzyka dodatkowych kosztów, na przykład w przypadku przeoczenia jakiejś zmiany przez własnego pracownika i konieczności poświęcenia kolejnych godzin pracy na korekty.

Dostęp do ekspertów i aktualnych przepisów

Specjaliści outsourcingowi stale monitorują zmiany legislacyjne, dzięki czemu przedsiębiorstwa mogą być pewne, że ich procesy są zgodne z najnowszymi wymaganiami prawnymi.

Najlepsi operatorzy outsourcingu usług kadrowo-płacowych zapewniają także dodatkowe wsparcie merytoryczne w formie konsultacji i doradztwa optymalnych rozwiązań w zakresie kadr i płac dla Twojej firmy.

Kiedy warto pomyśleć o outsourcingu?

Outsourcing jest szczególnie korzystny, gdy:

• Wewnętrzny dział kadr i płac oraz HR nie nadąża za rosnącymi wymaganiami obsługi działalności firmy.
• Koszty utrzymania działu stają się zbyt wysokie.
• Firma chce skupić się na swojej głównej działalności, przekazując obsługę kadrową ekspertom i/lub przekierować zasoby – np. dostępność pracowników i ich czas pracy, do innych zadań.

Skontaktuj się z nami, aby poznać dostępne rozwiązania dostosowane do specyfiki Twojej firmy i branży.